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Los proveedores de servicios de salud y atención social cuentan con un mercado sólido de opciones al elegir sistemas de gestión de cuidados. Mientras que las organizaciones más grandes suelen publicar una solicitud de propuestas (RFP) o licitaciones para sus adquisiciones, las empresas privadas y más pequeñas tienden a buscar por su cuenta la opción que mejor se adapte a sus necesidades. Los proveedores de atención deberán incorporarse al mundo digital tarde o temprano si desean seguir siendo relevantes y competitivos. Sin embargo, elegir un sistema de gestión de cuidados no es un proceso que deba tomarse a la ligera. Cambiar de sistema conlleva una carga considerable. Por lo tanto, vale la pena dedicar el esfuerzo inicial necesario para evaluar cuidadosamente y elegir la mejor opción para su comunidad de atención.
Con años de experiencia proporcionando software al sector de la atención, hemos aprendido un par de cosas sobre qué hacer y qué no hacer al seleccionar un sistema de gestión de cuidados o de gestión de casos.
NO compre software que ignore los datos
Una de las razones principales para invertir en el registro digital de cuidados es la capacidad de realizar un seguimiento de puntos de datos importantes. Diga adiós a los procesos en papel y a la entrada manual de datos en hojas de cálculo. El poder de el análisis de software de gestión de cuidados es algo digno de ver. Ser capaz de analizar tendencias y graficar datos a través de los servicios es esencial para permitir que la alta dirección tome decisiones informadas y detecte dónde es necesario realizar mejoras. Además, los informes bajo demanda permiten a la gerencia documentar y demostrar su atención ante organismos reguladores, juntas directivas, fideicomisos, clientes y sus familias. Más allá de los informes, es importante preguntar qué información se puede exportar del sistema (por ejemplo, horas de visita de atención domiciliaria para facturación, datos de contacto de pacientes para combinar correspondencia, etc.).
NO compre antes de probar
Debería poder explorar todos los aspectos del sistema destinados al personal de atención antes de realizar la compra. Especialmente en casos en los que se le pide firmar un contrato anual en lugar de una suscripción mensual. Algunos proveedores de sistemas ofrecen pruebas gratuitas, pero todos deberían permitirle demostración su producto tantas veces como sea necesario. Cuando hable con un representante de ventas, pregunte si existe una cuenta de prueba dedicada en la que pueda dedicar algo de tiempo.
NO subestime la importancia de la facilidad de uso
Todos los proveedores de sistemas de gestión de casos afirmarán que ahorrarán tiempo a su personal, pero observe detenidamente la interfaz y su facilidad de uso. ¿Es algo que alguien con una discapacidad de aprendizaje podría aprender fácilmente? ¿El personal de mayor edad que no se siente tan cómodo con la tecnología lo encontrará intuitivo? El problema con muchas de estas soluciones integrales es que son pesadas y están sobrecargadas con operaciones complejas. Pueden ser capaces de llevar a cabo digitalmente todos los flujos de trabajo imaginables, pero si el sistema no es sencillo de usar, solo causará más problemas que soluciones. Es probable que la documentación se pase por alto o se ingrese incorrectamente. El personal puede resistirse a usar esta nueva tecnología. Ya se hace una idea.
HAGA una investigación exhaustiva
Cada proveedor de atención tiene su propia forma de operar y un conjunto único de prioridades operativas. Del mismo modo, muchos sistemas electrónicos de gestión de cuidados se adaptan a ciertos tipos de entornos de atención más que a otros. Por ejemplo, algunos sistemas se centran en gran medida en los EPR y EMR, dedicados a satisfacer las necesidades de entornos clínicos y hospitalarios. Otros podrían incluir muchas funciones de participación y planes de atención para entornos residenciales o de atención diurna para adultos. El uso de sitios como Capterra y Software Advice puede ayudarle a reducir su lista de candidatos y obtener información valiosa a partir de las reseñas de los usuarios. Otras tareas útiles podrían incluir buscar en los sitios web de posibles proveedores para ver cómo es su contenido de blog, qué nivel de soporte se ofrece o si tienen estudios de caso publicados.
INCLUYA a todas las partes interesadas
Asegure el éxito al elegir software de atención para su negocio incluyendo a todos los responsables clave de la toma de decisiones en el proceso. ¿Quién se verá afectado por este cambio? ¿Entienden y conocen todos los beneficios? Busque las opiniones del personal de atención, el personal administrativo, los gerentes, los coordinadores o cualquier persona que vaya a utilizar el sistema. No lograr que todos estén a bordo puede generar estrés innecesario y perjudicar la eficacia de la transición a nivel interno.
Priorice la personalización
Las cosas cambian. En el sector de la salud y la atención social, cambian mucho. Basta con pensar en todo lo que ha cambiado con la pandemia de COVID-19. Introdujo nuevos protocolos y directrices, nueva documentación, nueva tecnología, nuevos flujos de trabajo y más. Cuando se trata de un sistema de gestión de cuidados (CMS), debe asegurarse de que su sistema sea adaptable y de que obtenga el nivel de personalización que desea. Por ejemplo, ¿puede importar y completar sus propios formularios y evaluaciones de forma digital? ¿Puede personalizar los campos, la terminología o los colores del sistema?
Asegúrese de contar con el nivel de soporte que necesita
Al elegir un sistema de gestión de cuidados, usted establece una relación con el proveedor. Esta relación debe ser mutuamente beneficiosa; usted proporciona comentarios valiosos que mejoran su producto y servicio. A su vez, ellos le proporcionan un sólido sistema de soporte para alcanzar sus objetivos y mejorar los resultados. Al hablar con los proveedores de software, asegúrese de preguntar qué tipos de soporte ofrecen (artículos de ayuda, biblioteca de videos, chat en vivo, servicio de asistencia por correo electrónico). ¿Ofrecen la incorporación y formación del personal como parte de su compra, o tiene un costo adicional? ¿Cuál es el proceso para enviar comentarios o informes de errores? ¿Tiene un gestor de proyectos dedicado con quien comunicarse?
