La mayoría de los centros de día para adultos que siguen usando registros de administración de medicamentos (MAR) en papel no evitan el eMAR porque prefieran el papel. Evitan el cambio en sí: la entrada de datos, la reincorporación a la formación y la preocupación por cometer errores durante la transición.

Esa preocupación es comprensible, pero el proceso es más manejable de lo que parece si se planifica por etapas. Esta guía explica cómo hacerlo, desde la limpieza de sus registros en papel hasta el primer día de funcionamiento completo.

Por qué los centros de día para adultos están haciendo el cambio

La administración de medicamentos en centros de día para adultos es diferente a la de los centros residenciales. Los participantes llegan y se van en horarios distintos; algunos asisten dos días a la semana y otros cinco, y las dosis de mediodía suelen coincidir con actividades, comidas y transporte. Esto facilita que una dosis se pase por alto y dificulta demostrar después que no fue así.

Un eMAR soluciona los problemas fundamentales del papel. El personal puede ver qué está pendiente, qué está por venir y qué está retrasado sin tener que revisar cada ficha. Cada administración lleva una marca de tiempo y está vinculada al miembro del personal que la realizó. Las negativas y las dosis omitidas se registran claramente en lugar de dejarse como un espacio en blanco. Y cuando un auditor, una familia o un médico solicita registros, usted los exporta en lugar de fotocopiarlos.

Paso 1: Limpie primero sus registros en papel

No migre un desorden. Antes de introducir nada en el sistema, tome cada MAR en papel activo y compárelo con las órdenes médicas o los registros de farmacia más recientes.

Para cada participante, confirme el nombre del medicamento, la forma farmacéutica, la dosis, la vía, el horario y la fecha de inicio. Marque todo lo que esté descatalogado, lo que tenga instrucciones poco claras y cada medicamento PRN (según sea necesario) junto con sus condiciones de uso. Compruebe que las alergias y los diagnósticos registrados estén actualizados, ya que aparecerán en el eMAR y en los MAR exportados.

Este es también un buen momento para identificar a los participantes cuyas listas de medicamentos no se han revisado en mucho tiempo. Considere la migración como una conciliación de medicamentos, no solo como una tarea de entrada de datos.

Paso 2: Configure sus ajustes antes de introducir nada

En StoriiCare, los ajustes de eMAR se encuentran en Información médica > Medicación dentro del perfil de cualquier participante. Abra la rueda de configuración y asegúrese de que la programación de tareas de eMAR esté activada.

Hay algunas decisiones que tomar desde el principio: si los nuevos medicamentos deben ser programados o PRN por defecto (puede cambiar esto para cada medicamento), si desea mostrar etiquetas de medicación en el PDF del MAR y qué detalles del participante aparecen en el panel de control del eMAR. La mayoría de los centros eligen el nombre, la fecha de nacimiento, los diagnósticos y las alergias.

También es una buena práctica revisar los permisos del personal. Cualquier persona que administre medicamentos necesita al menos acceso de Agregar/Guardar en el eMAR, y cualquier persona que genere informes necesita acceso a Exportaciones.

Paso 3: Introduzca los medicamentos con cuidado

Este es el paso que requiere más atención, porque una vez que un medicamento se guarda en StoriiCare, solo se pueden cambiar su fecha de finalización y las notas de gestión. 

Para cada medicamento, introduzca el nombre, la forma farmacéutica, la cantidad y la unidad, y la fecha de inicio de la administración. Luego añada el horario, incluyendo una hora para cada dosis diaria. Incluya cómo administrarlo y cualquier nota específica del participante. El personal dependerá de esta información en el punto de atención.

Si ya tiene medicamentos en StoriiCare de antes de empezar a usar eMAR, puede copiar cada uno en una nueva entrada habilitada para eMAR y marcar la versión antigua como histórica. Al hacer esto, deberá volver a introducir la cantidad, la dosis, la frecuencia y el horario.

Un consejo práctico: haga que una persona introduzca los datos y una segunda persona los verifique con el registro en papel antes de guardarlos. Lleva más tiempo, pero es mucho más rápido que corregir errores después.

Paso 4: Decida si desea realizar un seguimiento del inventario

El seguimiento del inventario es opcional, pero vale la pena considerarlo, especialmente para sustancias controladas o participantes cuyas familias suministran la medicación. Con la función de inventario de StoriiCare, puede añadir un lote con su recuento total de dosis, y cada vez que el personal complete una tarea de eMAR, seleccionará el lote y confirmará cuántas dosis se utilizaron. El recuento se actualiza automáticamente.

Si decide utilizar el inventario, configure los lotes antes de que el personal comience a realizar las tareas.

Paso 5: Capacite al personal en el flujo de trabajo diario

La rutina diaria es sencilla, y ese es precisamente el objetivo. El personal abre el panel del eMAR para ver qué medicamentos deben administrarse hoy, cuáles están próximos y cuáles están vencidos. Solo tienen que seleccionar a un participante, buscar el medicamento y marcarlo como administrado.

Algunos puntos a cubrir durante la capacitación:

• Medicamentos PRN se añaden según sea necesario mediante el botón Añadir PRN, para luego completarlos o programarlos para un miembro específico del personal.
• Marque las dosis rechazadas u omitidas con una X, y el personal debe añadir una nota explicando el motivo (rechazo, salida anticipada, etc.). Esto aparecerá como una X en el MAR impreso, lo cual es mucho más claro que dejar una casilla vacía.
• Las administraciones fuera de plazo aparecen como "Completado fuera de plazo" y el registro de auditoría conserva la hora exacta en que se marcó la tarea como completada.
• Añada notas a cualquier tarea para registrar efectos secundarios o cualquier novedad.

Mantenga la capacitación breve y práctica. El personal aprende más rápido realizando una administración de medicamentos real con alguien a su lado que viendo una presentación de diapositivas.

Paso 6: Utilice el sistema en papel y el eMAR simultáneamente, luego realice la transición

Durante la primera o segunda semana, considere utilizar ambos sistemas en paralelo. Esto ofrece al personal una red de seguridad y le permite comparar registros para detectar errores de configuración antes de eliminar el papel.

Elija una fecha de transición definitiva y cúmplala. Mantener ambos sistemas indefinidamente duplica la carga de trabajo y genera confusión sobre qué registro es el oficial. Una vez realizada la transición, archive sus MAR en papel de acuerdo con los requisitos de retención de su estado.

Paso 7: Utilice los datos que ahora tiene a su disposición

Una vez que esté en funcionamiento, el panel diario le ofrece una perspectiva que el papel nunca podría proporcionar: cuántas tareas de hoy están completadas y cuántas se realizaron a tiempo, están vencidas o incompletas. Puede identificar patrones entre los participantes, detectar al personal que necesita apoyo y solucionar problemas el mismo día.

Cuando necesite registros, exporte el MAR de un participante desde su perfil o realice una exportación masiva de MAR para un grupo y un rango de fechas. Las iniciales del personal se completan automáticamente en el PDF, por lo que no es necesario reconstruir los registros manualmente antes de una inspección.

Errores comunes que debe evitar

• Ingreso de datos apresurado. La mayoría de los problemas con el eMAR se deben a la configuración, no al uso diario.
• Omitir la conciliación. Migrar órdenes obsoletas solo digitaliza errores antiguos.
• Dejar las reglas de PRN ambiguas. El personal necesita instrucciones claras sobre cuándo es apropiado administrar un medicamento según sea necesario.
• Sin fecha de transición. El funcionamiento en paralelo debe ser temporal.
• Olvidar la hoja de datos (Face Sheet). Los MAR extraen los detalles del participante de ella, así que asegúrese de que sea precisa.

¿Listo para dar el paso?

Pasar del papel al eMAR no es realmente un proyecto tecnológico. Es una oportunidad para poner al día sus registros de medicación, optimizar sus procesos y darle a su equipo una preocupación menos durante un día ajetreado.

Si ya es cliente de StoriiCare, nuestro equipo de soporte puede ayudarle a planificar su migración. Envíe un correo a support@storii.com o contáctenos a través del chat en vivo. ¿Aún no utiliza StoriiCare? Reserve una demostración para ver cómo el eMAR se adapta al día a día de su centro.

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